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5 razones para volver a los eventos presenciales



Si bien el encierro pandémico sirvió para cuestionar y modificar algunas prácticas y rutinas profesionales, en esta etapa de reincorporación al “mundo real”, las empresas que en el pasado organizaban y/o cuyos ejecutivos atendían a eventos masivos presenciales, se encuentran en la disyuntiva de cómo balancear este tipo de gasto/inversión con otros posibles formatos, como lo son los congresos online.

Los eventos presenciales estimulan a los negocios

Para quienes vaticinen que las convenciones y congresos están en la sala de cuidados intensivos con pocas posibilidades de salir adelante, aquí les comparto 5 razones que considero les dan buenas esperanzas de vida.


1. Capacidad de atención decreciente


La Dra. Gloria Mark, de la Universidad de California, ha estado estudiando por muchos años la manera en que los medios digitales han impactado nuestras vidas. Uno de sus hallazgos más relevantes, es el hecho de que nuestra capacidad de atención a una sola pantalla, ha ido decreciendo. “En el 2004, el promedio de capacidad de mantener la atención a una sola pantalla era de 2.5 minutos. Hoy en día, el tiempo promedio se ha reducido a 47 segundos. Sin embargo, nuestra capacidad de atención y retención de lo que escuchamos de manera presencial (partiendo del supuesto que el tema sea de nuestro interés y presentado de manera atractiva), asciende a 20 minutos”.


Por ende, la probabilidad de retención y comprensión de cualquier conferencia, es mayor en un formato presencial.


2. El valor agregado del networking


Si bien existen ya eventos 100% digitales que promueven la creación de vínculos y conexiones (ver mi reciente artículo respecto al futuro de los webinars aquí), todavía hay un fuerte argumento a favor de los eventos presenciales si abordamos el tema del valor agregado de una buena experiencia de networking.

Networking

Los eventos presenciales son mucho más valiosos que lo que se está obteniendo de las personas en el escenario. Las pláticas en los breaks, las visitas a stands en el lobby del evento, los meetups, conversaciones paralelas, intercambios de información de contacto, TODOS ellos son razones valiosas para asistir a un evento presencial.


Los Congresos y Expos son espacios en donde se siembra la semilla de lo que puede ser una relación de negocios de largo plazo. Este tipo de conexiones y discusiones que detonan conversaciones comerciales, son todavía la manera más directa y fácil de poner en prueba ácida el gasto incurrido para asistir al evento. Si te costó mandar a un ejecutivo comercial $1,000 USD al evento pero volvió con tres leads con proyecciones de venta por valores que ascienden a $100K USD, no toma a un genio calcular el ROI de esa decisión.


Si bien los eventos online en algunas ocasiones también promueven meetups digitales y/o intercambio de datos de contacto, es incuestionable que la relación interpersonal presencial genera un follow-up mucho más natural y con mayores probabilidades de llegar a término con una transacción aprobada.


3. Desarrollo comprobable y acreditable


Cuando tuve el gusto de presidir la Sociedad de Alumnos de mi carrera en el Tec de Monterrey, organizamos un sinnúmero de eventos, simposios, congresos y conferencias para nuestros colegas. Siempre me llamó la atención que cuando los alumnos se estaban inscribiendo a los eventos nos preguntaban “¿tiene valor curricular?”. Como buenos vendedores aunque algo asombrados por la recurrencia de la pregunta, nosotros siempre contestábamos que sí y NUNCA tuvimos un evento de baja asistencia.

Valor curricular de los congresos

Si bien es claro que TODA experiencia académica y de intercambio profesional tiene potencial de enriquecer tu perfil y por ende “tiene valor curricular”, creo que lo que realmente querían saber mis compañeros era si enriquecería su CV poner un renglón que dijera que habían participado en el evento. Hoy puedo decir que mi perfil en LinkedIn y mi más reciente versión de CV no incluyen cada congreso o conferencia en la que he participado ya sea como asistente o ponente, PERO cuando era un recién graduado sí estaban impresos en el papel, como orgullosos testigos de mi compromiso adicional con mi formación profesional.



Listar una experiencia en tu CV es más cuestión de decidir QUÉ quieres resaltar en un momento específico de tu carrera y/o cuando estás buscando cierto objetivo (por ejemplo, buscar un empleo en una empresa versus otra, podría llevarte a decidir cómo describir diferentes partes de tu experiencia). Lo que NO CAMBIA es el hecho de que a menos que la conferencia, congreso o evento de capacitación al que asistas sea un completo fiasco y fraude, TODAS y CADA UNA de estas experiencias tienen el potencial de ser espacios de desarrollo acreditable.


Imagina que asistes a una conferencia en la cual Simon Sinek ofrece una ponencia increíble. Hay un espacio para preguntas y respuestas. Tú presentas una muy buena pregunta y Sinek da una respuesta que abre tu mente a posibilidades. En el break, tú y tus colegas se quedan discutiendo el tema y lo enriquecen con un muy buen debate. Al final del evento, recibes una constancia firmada por Sinek que comprueba que tú estuviste ahí.


Esta experiencia que te describo, ¿es equiparable con ver el video del TED Talk The Golden Circle en YouTube?


4. Team engagement


Con la instalación de modelos híbridos de teletrabajo o incluso organizaciones trabajando prácticamente en un formato 100% home office, hemos identificado modelos de colaboración que nos permiten seguir siendo productivos y también hemos ahorrado dinero. Sin embargo, uno de los daños colaterales, ha sido la capacidad de desarrollar, promover y sembrar la cultura organizacional que buscamos, mantener a nuestros equipos motivados y tener capacidad de acción para modular el clima organizacional a nuestro favor.

Eventos presenciales

Por ende, las convenciones anuales de un corporativo, por ejemplo, se vuelven uno de los pocos espacios disponibles para reunirnos, promover interacción humana, comunicar mensajes clave de alineación directiva de una manera más efectiva que a distancia (ver razón 1 aquí mencionada). También son espacios en los que podemos dar un escaparate de proyección a nuestros jóvenes talentos e incluso volverse escenarios para motivar a través del reconocimiento. Es clara la diferencia en impacto en el colaborador cuando se le llama a escena para recibir el aplauso de sus colegas versus un e-mail institucional que dice “Gracias a Paulina por su esfuerzo” y que convive con otros 500 correos electrónicos que revisamos todos los días para sacar pendientes y apagar fuegos.


De igual manera, mandar a un gerente a un congreso de su área de especialidad, es una manera muy efectiva de darle señales positivas de su desempeño y de que la empresa está dispuesta a invertir en su desarrollo. Esto además de motivar a los colaboradores, abona a las capacidades de retención y por ende, reduce costos de rotación. Es de líderes inteligentes pensar en el precio de un evento en estos términos y en lugar de clasificarlo como un gasto, verlo como una inversión.


5. Beneficio que cascadea al resto de la organización


Cuando una persona regresa de un evento en el que participó, es muy buena práctica implementar espacios para polinización del conocimiento y cascadeo. Imagina que dos días después de que tu Gerente de Recursos Humanos asistió al Congreso de ERIAC (por mencionar uno, pero aplica para cualquier evento), reserva una sala de juntas para en un espacio de una hora, compartir con todo el equipo sus impresiones, aprendizajes e incluso algunos accionables que se pueden implementar en la organización. ¿Este touchpoint abona al retorno a la inversión por mandarla como participante?

Cascadeo de información relevante para la compañía

Por un lado, que la persona enviada al evento sepa que está asumiendo dicho compromiso, promueve que preste más atención, tome mejores notas y deje de ser una audiencia pasiva. Hace que su mente empiece a conectar los puntos entre lo que está escuchando y la manera en que puede beneficiar a su organización.


Por otro lado, si partimos de que la persona fue enviada en parte como un reconocimiento a su esfuerzos, darle un escaparate adicional solo abona más a su motivación.


Adicionalmente, el conocimiento adquirido no se queda solo en la persona sino que se disemina a la organización y se generan tareas y vehículos para capitalizar de él. WIN-WIN.


Espero crucemos caminos e intercambiemos ideas muy pronto, ya sea en un evento presencial o por cualesquiera de los medios con los que hoy contamos para conectar y crecer juntos. ¡Ánimo!

Arjan Shahani





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